干货！企业印章管理全场景解决方案汇总！

来源：御鑫箱智能印章　2023-06-07 16:27:33

现代企业印章管理的风险与挑战

近年来，印章规范化管理一直是企业着力应对的工作之一，也是信息社会的必然趋势。但从整个行业的管理趋势或者近期出现的纠纷事件来看，进一步规范印章管理依然是企业印章风险管控的重中之重。

对于现代集团型企业来说，印章管理主要分为集中管控、分散管控和外带管控三种模式。

(相关资料图)

集中管控是将印章集中到总部或者区域公司总部管理，统一去总部盖章，有效降低了用章风险，但常常导致用章申请、审批效率低、由于不清楚印章在不在，经常白跑，同时，盖章时也存在空白文件、偷盖、夹盖等风险，统一集中管理盖章量大、文件存储难，无法形成用印数据闭合。

分散管控则是将印章下放到各级分支机构，虽然有助于业务的快速办理，有效提高了工作高效，但也是用印纠纷多发区，印章存放缺乏安全设备，人员复杂、管控制度执行不到位、谁都可以盖章，盖章无（少）登记、上报数据不完整，上级单位无法审查。

外带管控是在异地盖章或去行政机构时，需要将印章外派到现场用印，由此带来管理人员工作量大、双人监管差旅成本高，用印过程无法监管，并且有印章丢失的风险。

此外，实物印章的管理还存在着印章刻制不记录、项目竣工不交还、不及时销毁等情况，公司印章数量多且杂，企业无法有效管理，靠人来管理存在很多人为因素和不确定性，给公司带来了极大的安全隐患。

御鑫箱物电（实物印章+电子印章）一体化风控解决方案

基于上述企业印章管控所存在的诸多问题和挑战，御鑫箱推出物电一体化印章风控解决方案，将用印管理、用印过程审批和业务管理系统相融合，借助人工智能，物联网等先进科学技术，从实体印章的保管管控、用印过程管控以及线上用印数字监管三个维度，实现印章的全生命周期管理，让每一次盖章都有“迹”可循，有“印”可查，有效解决印章审批效率低、用印使用不规范、印章外带风险大等问题，实现企业印章的精细化管理。

御鑫箱物电一体化印章风控的五大应用场景

御鑫箱物电一体化印章管理作为一种新型的印章管理模式，可以有效解决企业印章风险管控问题，实现印章使用标准化、规范化、数字化管理，在集团型印章中心、基层单位用印、印章外带、印章全生命周期管理、电子签章等领域具有广阔的应用前景。

场景一：集团总部印章中心

印章集中到总部或者区域公司总部统一管理，在一定程度上，降低了用章风险的同时，也存在着诸多问题。用章人员或由于不清楚印章在不在而白跑一趟，或由于用章需求量大，排队、偷盖、漏盖、夹盖等现象频发，给企业带来了极大的安全隐患。

集团通过批量部署御鑫箱智能印章柜，搭建企业内部智能无人值守印章中心，可有效解决印章使用和管理困惑。对于印章申请者来说，可以事先通过印章出勤看板，查看印章目前状态，有效提升盖章效率。或者直接邮寄文件，交由集团印章中心印管人员统一执行盖印。系统可通过人脸识别快速匹配来访者所对应的申请单号，由智能印章柜自动快速吐出或回收相应印章。整个盖印过程全程在监控环境下完成，如发现非法盖印操作会第一时间通知印章管理员。

对于印章管理者来说，通过线上用印流程与印控系统的融合，审批完成后自动生成用印登记表，再也不需要手动登记留存了，而且智能印控设备授权可用、盖章自动拍照留痕，实现数据自动归档、清晰分类查询、电子存档安全便捷。

场景二：分支机构用印

通常，各地分支机构单位自行管理本级单位的印章，有新增公司或者项目时，上级单位统一刻制或者下级单位刻制后，向上级报备。本单位印章使用时自行审批，上级单位采取定期审查机制，同时，还有部分上级单位名义的印章也会下放到各下级单位使用。这就导致用印纠纷多，印章存放缺乏安全设备，人员复杂，盖章登记上报数据不完整等情况，经常出现下级单位出纠纷，上级单位承担责任的现象。

通过御鑫箱智能印章风控管理系统，可实现按照制度规范用印，项目印章人印隔离，杜绝非授权许可盖章。所有用的用印都有审批记录，公司总部可抽查、也可以参与审批，审批同意后方可获取授权盖章，而且盖章过程自动留痕，系统自动生成用印登记台账，公司总部可通过系统进行审批、过程监控、台账审查等，实现多维度查询和快速追溯问题，随时随时掌握所有用印信息，印章管理轻松便捷。

场景三：印章外带场景

印章外带主要用于印章需要外带使用情况下的管理，包括印章外带申请、印章外带审批、盖章文件上传等。传统模式下，由于印章外带缺少防控机制、违规用印事件频发、外出用印风险高，因此，在印章外带时，一般由印章管理人员一起陪同外出。

为此，御鑫箱印章风控解决方案通过管理员预先将实物印章装入智能印章“智能锁”,由管理人员系统设置用印文件、用印次数及用印地点后，发放给实际用印人携智能印章外出，用印人用印前通过OCR比对盖印文件的真伪性后方可解锁盖印，完整盖印过程也会通过设备自动全程视频+抓拍照片方式得以保留，实现了印章外出场景下的实时监控，极大降低了人员带章外出的用印风险，提高了工作效率。

在外带场景下，还可以通过查看印章轨迹，实时定位追踪并清晰的看到印章外出去了什么地方，实现印章外出时主动提醒、远程监控和远程关闭等功能。

场景四：印章全生命周期管理

在个别企业中，因业务拓展或多元化战略而成立的新项目部门或机构，会衍生出相应的项目印章才能保障项目的正常经营和施工。然而，传统的项目印章目前管理比较混乱，不仅数量多，而且项目印章从刻制到最终项目竣工后的销毁过程缺乏有效的审批、记录、台账及管理。

一体化印章风控解决方案通过提供全过程的登记审批流程，确保印章在刻制、登记、领用、移交、回收、废止销毁等环节都有迹可循，方便查阅公司所有印章的情况，帮助实体印章实现全生命周期管理，助力印章管理制度有效落地。

通过建立公司项目印章全生命周期管控，便于公司印章的监管和治理。同时，印章管理员还可以对印章进行自定义盘点，这样就可以清楚的了解公司目前每一枚印章的保管、使用状态。

场景五：电子印章

电子印章一般用于项目现场验收、项目资料会签、电子招投标、在线供应链金融、集中采购、企业内部文件签署以及分包合同、分供合同、劳动合同等应用场景。

通过具有法律效力的CA实名认证+印模方式形成公司电子印章，基于现有业务内部系统审批，无需登录其他系统，点击签署就可以直接签署文件，方便快捷。同时，也支持手机移动端小程序用印，打破时间空间限制，从双方确定合同签署文件到合同归档，全部线上一站式完成，帮助企业实现了合同全流程在线签约，防止文件被篡改，从此告别异地签署文件周期长、效率低的烦恼。